Adjoint Administratif - Gestionnaire sans Encadrement H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Composition et effectifs du service

Le SPIP des Bouches du Rhône est composé de trois antennes, avec des locaux en milieu fermé et en milieu ouvert.

255 agents environ - agents en charge de la surveillance électronique, adjoints administratifs, secrétaires, conseillers pénitentiaires d'insertion et de probation, directeurs pénitentiaires d'insertion et de probation, oeuvre tant en milieu ouvert qu'en milieu fermé à la prise en charge des personnes placées sous-main de justice.

Votre hiérarchie

Chef d'antenne + DPIP milieu fermé

Vos interlocuteurs métiers

CPIP, DPIP, agents de surveillance électronique

Sous l'autorité de son chef de service, l'adjoint administratif peut exercer différentes missions avec les principales activités suivantes:

. Gestion administrative et traitement des flux documentaires

Assurer le traitement, l'enregistrement, la diffusion et l'expédition des courriers du service et des mails transmis dans la boîte structurelle du service
Créer, ouvrir et attribuer les dossiers des personnes nouvellement écrouées.
Réaliser les opérations de reprographie et de préparation des dossiers nécessaires au fonctionnement du service et des instances.
Assurer le classement, l'archivage et la conservation des documents administratifs.
. Appui au fonctionnement des instances et des procédures judiciaires

Préparer et diffuser les documents nécessaires aux différentes commissions et instances (CPU, commission de l'application des peines, débats contradictoires, etc.).
Établir les convocations à destination de la détention et dans le cadre des procédures prévues par le code de procédure pénale (741-1 CPP)
Transmettre les documents et avis aux services compétents dans le respect des échéances.
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des évolutions réglementaires et des nouvelles procédures administratives.
. Accueil, information et relations avec les usagers et partenaires

Assurer l'accueil téléphonique du service, orienter les interlocuteurs et apporter un premier niveau d'information.
Faciliter les échanges d'informations avec les services internes et les partenaires institutionnels.
. Gestion logistique et organisation du service

Assurer le suivi des plannings d'absences et de permanences.
Gérer les demandes et le suivi des autorisations d'accès à l'établissement pour les personnes et le matériel.
Contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien du secrétariat en lien avec l'équipe.

Connaissances :

• Connaissance des progiciels métiers: APPI, GENESIS, PRISME) et des outils bureautiques (tableur, Word, Outlook)
• Connaître les techniques de classement

Savoir être :

• Discrétion / Respect des règles de déontologie
• Capacité de travail en équipe
• Excellent relationnel
• Aptitude à l'autonomie

Savoir-faire :

• Capacité à s'adapter au public accueilli
• Capacité d'organisation
• Polyvalence
• Maitriser les procédures

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Outlook
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Word
• Capacité d’adaptation